9 Ungkapan yang Perlu Dihindari Pada Il

Dalam melaksanakan tugasnya, seorang auditor atau tim audit harus membuat sebuah laporan yang biasa disebut Laporan Hasil Audit. Pada laporan tersebut ada baiknya kita memperhatikan beberapa hal agar laporan kita diikuti oleh pemangku kepentingan (auditee). Penulisan yang tidak tepat akan membuat hubungan antara auditor internal dengan unit yang diaudit atau bahkan akan merusak reputasi seorang auditor. Hal-hal kecil yang dibuat dalam laporan akan berdampak pada rekomendasi yang disampaikan akan diterima.

Ilustrasi Laporan Auditor

Saya bukanlah seorang praktisi yang akan memberikan Anda tips dan trik berkaitan dengan pembuatan laporan audit yang baik dan benar. Namun saya akan mengutip sebuah artikel dari President dan CEO of The IIA yaitu Richard F. Chambers, CIA, QIAL, C​GAP, CCSA, CRMA yang saya terjemahkan secara bebasa. Berikut ini 9 Kata Yang Perlu Dihindari Pada Laporan Auditor.

1.       Jangan Katakan Sebaiknya Management “Mempertimbangkan”

Laporan audit harus memberikan rekomendasi yang tepat dan baku. Bila rekomendasi yang kita berikan hanya untuk mempertimbangkan sesuatu, maka keputusan yang harus diambil oleh managemen secara sepat akan menjadi samar-samar. Sebagai auditor kita ingin mendengar bahwa managemen mengatakan “Baiklah kami akan mempertimbangkan rekomendasi Saudara”.

2.       Jangan Sampaikan Pendapat Auditor

Dalam laporan auditor sebaiknya didukung dengan fakta yang dapat dipercaya. Hindari dengan anggapan-anggapan atau pendapat auditor yang tidak berdasar. Ungkapan seperti “nampaknya” atau “menurut kesan pendapat auditor” akan membuat pembaca berpendapat bahwa laporan auditor seperti hanya firasat seorang auditor.

3.       Gunakan kata atau ungkapan dengan hemat

Penulisan sebuah laporan sebetulnya tidak perlu banyak karena pada prinsipnya pembaca internal auditor telah mengetahui proses bisnis perusahaan. Cukup dengan kondisi yang bertolak belakang dengan kreiteria. Penggunaan kata yang efektif juga akan membuat pembaca tidak berangan-angan. Seperti contohnya kata 10% atau Rp3M adalah sebuah fakta. Namun menggunakan kata “sangat besar” tidak akan memberikan gambaran yang jelas.

4.       Masalah yang ada sangat umum terjadi

 Pengungkapan masalah kedalam laporan sebaiknya menghindari kata “tidak pernah”, “Selalu”, “Tidak Ada”. Sangat tidak enak dibaca ketika seorang auditor menulis “Anda Tidak Pernah” “Anda selalu” dan sebagainya. Hal tersebut akan membuat pembaca akan mencari pembenaran kebiasaan yang telah dilakukan daripada memahami masalah yang terjadi (yang bertentangan dengan kreiteria). Lebih baik anda mengatakan dari 10 dokumen yang disampling dan semuanya tidak ada materai, kurang aman jika anda mengatakan dokumen tidak ada materai.

5.       Hindari laporan yang menyalahkan

Tujuan pembuatan laporan audit adalah untuk membawa perubahan yang positif, bukan untuk menyalahkan seseorang. Lebih baik auditor bersikap dengan netral dan tidak konfrontatif, tujuannya untuk mendapatkan akar permasalahan atau penyebab masalah terjadi. Memang tidak ada masalah dengan adanya laporan yang mencari seorang yang harus bertanggungjawab, untuk memberikan rekomendasi yang tepat. Namun sebaiknya hindari untuk menyalahkan seorang seperti “semua itu adalah salahnya freddy”.

6.       Jangan katakan bahwa “Management gagal”

Membuat pernyataan bahwa management telah gagal dalam menerapkan kontrol yang memadai akan membuat mereka terganggu dan membuat “down” bagi mereka yang ingin melakukan perbaikan. Sebagai auditor kita hanya cukup untuk menuliskan kondisi sesuai fakta yang ada dan memberikan solusi terhadap permasalahan yang terjadi tanpa menghakimi keputusan management. Hal tersebut akan membuat hubungan kita dengan management tetap baik karena sebagai auditor internal, kita akan bertemu kembali pada saat mendapat penugasan di wilayah mereka.

7.       Kata “Auditee” sudah kuno

Beberapa tahun yang lalu kita menggunakan kata “auditee” untuk menyebut management yang kita periksa. Saat ini, kata auditee telah menjadi ungkapan yang berkonotasi negatif karena berarti bahwa auditee menyiratkan seseorang yang melakukan sesuatu dan perlu diaudit oleh auditor. Audit internal telah mengalami proses kolaboratif dan istilah “klien audit”,  “pelanggan audit” atau “mitra audit” menunjukan bahwa auditor internal bekerja untuk management tidak mengerjainya.

8.       Hindari kata-kata yang terlalu teknis

Setipa profesi membutuhkan jargon teknis, namun ketita kita berusahan menghindari kata-kata teknis yang hanya kita pahami oleh salah satu prefesi maka harapan kita bahwa dalam laporan pesannya jelas. Jika anda menggunakan lebih dari satu frase seperti “metodologi bertingkat” atau “menggunakan Probability sampling”, jangan terkejut saat beberapa pembaca Anda memeriksanya tanpa membaca Akhir laporan.

9.       Jangan menggungkapkan “telah ditemukan”

Sangat menggoda untuk menggunakan ungkapan “audit internal menemukan” atau “kami temukan”. Dengan ungkapan tersebut, management akan beranggapan bahwa auditor internal mendapatkan sesuatu yang luput dari pengawasan management.

Laporan audit harusnya bisa diterima dengan baik oleh pembacanya, pesan yang ingin disampikan oleh auditor dapat dipahami tanpa adanya pertanyaan mengenai ungkapan-ungkapan yang ada. Artikel ini jauh dari kata sempurna dan kemungkinan ada beberapa pemahaman penulis yang tidak sesuai. Dari itu, mohon untuk diberikan komentarnya apabila ada pertanyaana atau beberapa hal yang dapat kita diskusikan.